A. Pengorganisasian Struktur Manajemen
1. Pengertian
struktur organisasi oleh beberapa ahli sebagai berikut:
Ø
Menurut Robbins dan Coulter, Struktur organisasi
dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka
kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan.
Ø
Menurut Handoko, Struktur organisasi
didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi
dikelolah.
Ø
Menurut Gibson dkk, Struktur organisasi adalah
pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan.
Ø
Menurut Hasibuan, Struktur organisasi yaitu
menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis
wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan
tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi.
Dari beberapa definisi tersebut
dapat diketahui bahwa struktur organisasi menggambarkan kerangka dan susunan
hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, juga menunjukkan hierarki
organisasi dan struktur sebagai wadah untuk menjalankan wewenang, tanggung
jawab dan sistem pelaporan terhadap atasan dan pada akhirnya memberikan
stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap hidup walaupun
orang datang dan pergi serta pengkoordinasian hubungan dengan lingkungan.
2. Pengorganisasian
sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :
Ø Struktur
Formal
Organisasi formal
adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu
tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh :
Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.
Ø Struktur
Infrormal
Organisasi informal
adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas
serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung,
belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan
teman, dan lain-lain.
Salah
satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan
hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan
hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.
Argiyris
mengemukakan empat bidang utama dimana bidang organisasi formal dan informal
berbeda:
Ø Organisasi
Informal
Hubungan-hubungan antar
pribadi. Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan
jelas, sedangkan dalam organisasi informal tergantung pada kebutuhan-kebutuhan
mereka.
Ø Kepemimpinan
Para pemimpin dirancang
dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal.
Ø Pengendalian
perilaku
Organisasi formal
mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan
kelompok informal mengendalikan para anggota dengan pemenuhan kebutuhan.
Ø Ketergantungan
Karena kapasitas
pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih
tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.
Walaupun ada perbedaan tersebut
adalah suatu kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua
kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup bersama dan tidak dapat
dipisahkan setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal dan
setiap organisasi informal brkembang dalam berbagai tinkatan formal.
3. Manfaat
Struktur Fungsional dan Divisional
Ø Struktur
Fungsional
Fungsionalisme
struktural adalah sebuah sudut pandang luas dalam sosiologi dan antropologi
yang berupaya menafsirkan masyarakat sebagai sebuah struktur dengan
bagian-bagian yang saling berhubungan.
Manfaat
Struktur fungsional sebagai berikut:
1. Menciptakan
efisiensi melalui spesialisasi
2. Memusatkan
keahlian organisasi
3. Memudahkan
manajer dalam melakukan monitoring dan mengevaluasi kinerja karyawan
4. Memerlukan
koordinasi internal yang minimum
5. Meminimumkan
duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya
6. Sesuai
untuk lingkungan yang stabil
Ø Struktur
Divisional. Ini adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda
dalam organisasi. Struktur-struktur ini
dibagi ke dalam: Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah
berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan
keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan
keterampilan.
Manfaat
Struktur Divisional sebagai berikut:
1. Lebih
mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih
kecil.
2. Memungkinkan
pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada
tugas-tugas.
3. Tempat
latihan yang baik bagi para manajer strategik.
4. Manajer
dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan
divisinya.
5. Sesuai
untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena
adanya koordinasi dan wewenang pada tingkat yang sesuai.
4. Kerugian
Struktur Fungsional Dan Struktur Divisional
Ø Kerugian
Struktur Fungsional sebagai berikut:
1. Menimbulkan
kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.
2. Menyebabkan
kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.
3. Memberikan
respon yang lebih lambat terhadap perubahan.
4. Anggota
fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung
berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.
Ø Kerugian
Struktur Divisional sebagai berikut:
1. Memungkinkan
berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik
antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.
2. Kepentingan
divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
3. Kebijakan
divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan
organisasi.
4. Timbulnya
masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.
5. Adanya
duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
6. Duplikasi
sumberdaya lintas divisi.
7. Kurang
pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.
8. Koordinasi
yang buruk lintas divisi.
9. Kurangnya
kendali sumberdaya menajemen puncak.
10. Kompetesi
untuk sumberdaya perusahaan
5. Contoh Kasus Struktur Organisasi
Struktur
organisasi dimiliki oleh setiap organisasi maupun perusahaan. Salah satunya adalah PT. Garuda Indonesia
(persero) yang merupakan maskapai penerbangan pertama dan terbesar di Indonesia
dengan visinya menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia
berdaya saing internasional serta memiliki lima anak perusahaan yaitu PT Aerowisata yang bergerak di bidang Travel,
Hotel, Transportasi & Katering Pesawat; PT GMF Aero Asia yang menyediakan
jasa pemeliharaan pesawat terbang; PT ABACUS Distribution System, penyedia jasa
reservasi via komputer; PT Gapura Angkasa (Ground Handling) serta PT Lufthansa
System Indonesia yang bergerak di bidang IT Provider & Solution. suatu organisasi mekanik, struktur organisasi
PT Garuda Indonesia menunjukan kompleksitas vertikal karena jumlah
tingkatan-tingkatan dalam struktur organisasi.
Lebih jauh, struktur organisasi yang dimiliki oleh PT Garuda Indonesia
dapat di analisis melalui dua model desain organisasi yaitu desain model
tradisional atau desain model kontemporer.
Berdasarkan desain organisasi tradisional,
tipe struktur organisasi PT Garuda Indonesia (persero) tergolong kedalam tipe
struktur devisional karena organisai yang dibuat melalui pembagian atau unit
bisnis antara unit semi otonom dan divisi-divisi. Setiap unit dari divisi-divisi memiliki otonomi
terbatas dari perusahaan induk. Struktur
devisional ini memiliki tiga tipe struktur, yaitu struktur devisional
berdasarkan produk, struktur devisional berdasarkan market dan struktur
devisional berdasarkan geografi.
Begitupun dalam struktur organisasi PT Garuda
Indonesia (persero). Pada struktur organisasi
PT Garuda Indonesia menunjukan bahwa pembagian divisi berdasarkan area atau
wilayah seperti area Eastern Indonesia, area Asia, area Europe dan sebagainya
merupakan bentuk struktur devisional berdasrkan geografi. Selanjutnya pada sub-divisi Customer Relation
MGT apabila struktur organisasi tersebut digambarkan lebih rinci akan tampak
adanya struktur divisional berdasarkan market karena behubungan dengan para
costumer atau pelanggan yang dihadapai, baik dalam skala instansi, skala kecil
maupun besar. Sedangkan untuk sub-divisi
operasi seperti cabin service, flight operation, ground operation dan sejenisnya
menunjukan struktur divisional berdasarkan produk, ini berkaitan dengan produk
jasa yang dihasilkan oleh departemen
tersebut.
Kelebihan struktur organisasi devisional
yaitu berfokus pada hasil. Manajer
divisi bertanggungjawab terhadap apa yang terjadi pada produksi dan layanan
mereka. Namun, menggandakan biaya
kegiatan dan sumber organisasi berdampak pada efisiensi sehingga merupakan
salah satu kekurangan dari desain strukur organisasi devisional. Di sisi lain,
berdasarkan teori desain organisasi kontemporer. Pemberian spesialisasi dari departemen
fungsional untuk bekerja pada satu proyek atau lebih mengindikasikan bahwa
struktur organisaisi PT Garuda Indonesia merupakan struktur proyek
matriks. Di mana karyawan yang berada di
bawah tanggungjawab departemen tertentu memiliki dua manager yang saling
berbagi wewenang. Sebagai contoh dalam departemen niaga atau perniagaan
terdapat dua manager yaitu manajer secara fungsional maupun proyek. Secara fungsional, General Manajer Area
Western Indonesia yang bertanggungjawab pada keputusan promosi, rekomendasi
gaji, review tahunan. Serta, manajer
yang berperan menjalankan suatu proyek perusahaan. Sehingga perlu adanya
komunikasi teratur dan koordinasi kerja dalam menyelesaikan konflik berasaman.
Strukrur organisasi bertipe matriks yang dijalankan memberikan keuntungan
karena desainnya lentur dan fleksibel, sehingga PT Garuda Indonesia dapat
merespon dengan baik setiap perubahan lingkungan eksternal organisasi yang
berpengaruh baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap lingkungan
internal PT Garuda Indonesia dan membuat serta mengambil keputusan secara cepat
terhadap perubahan lingkungan yang dihadapi
Di samping itu, struktur yang telah jelas dan
sesuai bergantung kepada beberapa hal, di antaranya: strategi organisasi,
tekonologi, ukuran dan derajat ketidayakinan lingkungan. Strategi yang dilakukan PT. Garuda
Indonesia berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai. Menjalin kerjasama
dengan berbagai pihak, seperti kerjasama “Corporate Sales” dengan Pertamina,
kerjasama “Rewards & Mileage Program”
dengan ABN AMRO Bank N.V cabang Indonesia dan menandatangani perjanjian
MoU “Pemajuan Pemasyarakatan ASEAN” dengan Departemen Luar negeri merupakan
salah strategi yang dilakukan PT Garuda Indonesia untuk mewujudkan visinya
sebagai perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia berdaya saing
internasional. Tidak hanya itu, pembaharuan berupa penerapan berbagai
tekonologi terhadap pesawat yang dimiliki PT Garuda Inodensia serta manajerial
merupakan salah satu hal penting dalam upaya mewujudkan tujuan organisasi
secara efektif dan efisien.
Di sisi lain, permasalahan yang dihadapi PT
Garuda Indonesia yang klimaksnya terjadi sekitar akhir bulan juli 2011 yaitu
pemogokan sejumlah pilot Garuda sebagai bentuk protes atas buntunya perundingan
dengan pihak manajemen Garuda yang memandang telah terjadi kekeliruan pengelolaan
perusahaan di PT Garuda Indonesia.
Karena bersikap diskriminatif terkait sistem remunerasi antara pilot
asing dengan pilot domestik Garuda sehingga dinilai menyebabkan ketimpangan
antara pilot asing dan domestik.
Kondisi lingkungan yang tidak pasti dan ketidakyankinan seperti
permasalahan di atas sangat berpengaruh terhadap organisasi. Problematika lingkungan yang tidak pasti
dapat menjadi kendala bagi organisasi terutama dalam pencapaian tujuan
organisasi secara efektif. Sehingga
untuk mengurangi ketidakyakinan tersebut adalah dengan membentuk struktur
organisasi yang lebih fleksibel kebijakan perusahaan yang dibuat harus
menguntungkan semua pihak. Namun, konsistensi dan tanggung jawab serta
kerajsama masing-masing individu dengan kewajiban yang telah dimiliki serta
keterlibatan baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi
merupakan suatu hal yang jauh lebih penting guna mencapai tujuan organisasi
scara efektif dan efisien dibandingan dengan tipe atau model organissi semata.
Sumber:
http://alpiadiprawiraningrat.blogspot.co.id/2012/09/analisis-disain-struktur-organisasi-pt.html
https://wasillanoer.wordpress.com/2014/11/30/pengorganisasian-struktur-manajemen/
B.
Actuating dalam Manajemen
1. Pengertian Actuating dalam Manajemen
Dari
seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi
manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian
lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan
langsung dengan orang-orang dalam organisasi
Menurut George
R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.
Dari
pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk
menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan
dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara
optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting
untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang
karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika:
- Merasa
yakin akan mampu mengerjakan,
- Yakin
bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
- Tidak
sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting,
atau mendesak,
- Tugas
tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
- Hubungan
antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.
2. Pentingnya Actuating Manajemen
Fungsi
actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan
orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang
berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya
manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang
ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi.
Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan
kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi
yang telah ditetapkan.
Actuating
adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua
agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan
manejerial dan usaha-usaha organisasi. artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau
dengan kesadaran secara bersama-sama
untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif.
Fungsi
Actuanting:
- Mempengaruhi
orang – orang agar bersedia menjadi pengikut
- Menaklukan
daya tolak seseorang
- Membuat
orang dapat mengerjakan tugasnya dengan baik
3. Prinsip-prinsip Actuating Manajemen
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang
mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja
efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping
menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia
itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki
pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang
dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:
Ø Prinsip mengarah pada tujuan
Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa
makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap
usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam
melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari
factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang
cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan
serta kemampuan bawahan.
Ø Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak
mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan
harapan tidak terjadi penyimpangan yang
terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap
serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh
motivasi masing-masing individu. Motivasi yang
baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara
yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan
baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai
tujuan organisasi.
Ø Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan
dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu
jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu
pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi,
serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar